[Tips] 14 thủ thuật với Google Sheet cho công việc thuận lợi hơn

Dường như biết mỗi Excell thôi là chưa đủ, ngày nay với độ phổ biến, đơn giản và dễ dùng mà lại còn miễn phí thì Google Sheet là một nền tảng cực kỳ hữu ích cho công việc cũng như các hoạt động lưu trữ tính toán và trình bày khác.

Nhưng không phải ai cũng có đủ kiến thức để hiểu hết toàn bộ các chức năng của Google Sheet, vì vậy trong bài viết này hoangclick sẽ liệt kê ra top các tính năng hữu ích để bạn làm chủ được Google Sheet một cách dễ dàng nhé.

Tính năng chia sẻ là tính năng cực kỳ hữu ích khi làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu để người nhận có thể xem, có thể cấp quyền chỉnh sửa

Bước 1: Vào Tài liệu Google Sheets

Vào “Tệp“, vào “Chia sẻ” chọn “Chia sẻ với người khác”

Thủ thuật với Google Sheets

Sau đó ở mục Quyền truy cập chung có 2 tùy chọn.

Hạn chế: Chỉ cho phép những người xem theo email của họ, và chỉ những email đó mới xem được, còn lại không xem được

Bất kỳ ai có đường liên kết: không cần phải nhập email để xem, tùy chọn này để cho bất kỳ ai cũng có thể xem

Sau đó sao chép liên kết

Google Sheets hỗ trợ rất nhiều định dạng số và tài liệu như số thập phân, số phần trăm, số theo tiền tệ, hoặc số tự động. Khi làm việc với Excel cũng như Google Sheet thì việc dùng số là điều không thể tránh khỏi. Và dưới đây là một vài định dạng số được dùng nhiều nhất.

Để định dạng số cho một ô, dải ô, ta bôi đen ô và dải ô đó

Vào tab “Định dạng” vào “Số” và chọn định dạng số theo yêu cầu

Trong đó ta có thể cài đặt “Đơn vị tiền tệ tùy chỉnh“, hoặc “Định dạng số tùy chỉnh” hoặc “Ngày giờ tùy chỉnh“

Ngoài việc nhập liệu bảng biểu thì Google Sheets cũng là công cụ tính toán cực kỳ mạnh mẽ và chuyên nghiệp không thua gì Microsoft Excel. Các hàm thường xuyên được sử dụng dưới đây, và để gọi hàm thì bạn cần nhập dấu = trước mỗi ô nhé

• =SUM(giá trị 1, giá trị 2, ….), hàm này để tính tổng các ô
• =SUMIF(dãy ô, điều kiện, ô/dãy ô cần nhập), ví dụ tìm và đếm tổng số lượng từ khóa Samsung trong dãy ô từ B2 đến B10 và số lượng được nhập ở cột C thì ta gõ =sumif(B2:B10, “Samsung”, C2:C10)
• =VLOOKUP(giá trị cần tìm, dãy ô cần tìm theo chiều dọc, điều kiện tìm cột thứ mấy, false), để tìm kiếm dữ liệu theo chiều dọc
• =HLOOKUP(), tìm kiếm dữ liệu theo chiều ngang
• =IMPORTRANGE(“URL”,”Sheet1!B2:R11″)
• =JOIN để xâu chuỗi các giá trị thành một văn bản giúp thuận tiện cho việc sử dụng
• =FILTER(), để lọc các kết quả tốt hơn việc lọc bằng Data -> Filter

Ngoài ra để tìm tất cả các hàm còn lại trong Google Sheets thì bạn vào đường link hỗ trợ sau của Google: https://support.google.com/docs/table/25273?hl=vi

Hiện nay Google Dịch được sử dụng rất nhiều, trong công việc, trong giao tiếp và các lĩnh vực khác, được thừa hưởng tính năng vượt trội này thì Google đã cập nhật Google Dịch vào trong Sheets mang đến sự tiện dụng tuyệt vời cho người dùng, nhất là những công việc liên quan đến dịch thuật hay làm việc với ngôn ngữ nước ngoài.

Lệnh này được biểu thị như sau: =GOOGLETRANSLATE(“hola”; “es”;“en”)

Thì kết quả ta được là “hello”

Ở thời điểm hiện tại thì Google Translate chưa hỗ trợ ngôn ngữ Việt Nam, mà chỉ hỗ trợ các ngôn ngữ khác

Ngoài ra thì cũng có một tính năng đó là dò ra ngôn ngữ của đoạn văn, hữu ích khi bạn chưa biết đoạn văn này của ngôn ngữ nước nào thì có thể nhập vào Google Sheet và tìm ra ngôn ngữ đó của đoạn văn.

Cực kỳ hữu ích với việc phân tích số liệu, thống kê

Việc craw thông tin dữ liệu từ một trang web về Google Sheets dễ dàng không cần biết đến lập trình, với một hàm mà ít người biết đến là hàm ImportHTML và hàm ImportXML

Công thức của hàm ImportHTML: =IMPORTHTML(“https://s.cafef.vn/upcom/VGI-tong-cong-ty-co-phan-dau-tu-quoc-te-viettel.chn”, “table”, 1), để lấy dữ liệu bảng số 1 trong trang web cafef ở đường link trên. 

Ví dụ ta muốn lấy giá sản phẩm của điện thoại trên Thế giới di động, ta áp dụng công thức

=IMPORTHTML(“https://www.thegioididong.com/may-doi-tra/dtdd/samsung-galaxy-z-fold4/detail?oldid=41316131&pid=250625&type=2”; “//*[@id=”__layout“]/div/section/div/div/div[2]/div[2]/div[2]/div[1]/div/strong”)

trong đó tham số đầu là link sản phẩm

tham số thứ 2 là ta chuột phải vào giá và chọn inspect, sau đó chuột phải vào phần giá và chọn copy Path.

Công thức của hàm ImporrtXML: =IMPORTXML(url;truy_vấn_), hàm này để lấy dữ liệu có cấu trúc XML, CSV, HTML, nguồn dữ liệu RSS và ATOM XML

Để chèn ảnh vào một ô trong Google Sheet, ta chọn ô đó và chọn vào tab Chèn, chọn Hình ảnh, ở đây ta có hai lựa chọn

Hình ảnh nằm trong ô: hình ảnh sẽ được nằm gọn trong ô, chỉ phóng to ra khi ô được phóng to ra

Hình ảnh đè lên ô: hình ảnh sẽ giữ kích thước của nó và đè lên tất cả các ô trong Sheets.

Để khóa ô, không cho chỉnh sửa ta chọn ô đó

Vào tab “Dữ liệu“, vào phần “Bảo vệ trang tính và dải ô”

Sau đó sẽ có hai tab để lựa chọn cho việc bảo vệ: Tab Dải ô và tab Trang tính,

Tab Dải ô là chỉ để bảo vệ dữ liệu ở dải ô đó thôi, còn tab Trang tính là để bảo vệ cả trang tính đó, nếu bạn có nhiều trang tính thì có thể chọn trang tính để bảo vệ.

Để copy: Ctrl+C

Để dán: Ctrl + V

Để xuống dòng trong một ô Google Sheets: Option + Enter (cho macbook) hoặc Shift + Enter

Chức năng làm gọn văn bản khi mà chuyển sang chữ hoa chữ thường lộn xộn, trong Google Sheets cũng có các tính năng tự động chuyển sang chữ HOA hết hoặc sang chữ thường hết.

Hàm UPPER: để chuyển tất cả các chữ thành chữ HOA

Hàm LOWER: để chuyển tất cả các chữ thành chữ thường

Hàm TRIM: loại bỏ hàng đầu và trống bên trong dữ liệu

Biểu đồ được dùng rất nhiều trong việc báo cáo, phân tích dữ liệu, giúp trực quan việc nhận ra tổng thể của một loại dữ liệu

Để tạo biểu đồ trên Google Sheets, ta làm theo các bước

Bước 1: tạo cột dữ liệu

Bước 2: bôi đen toàn bộ cột dữ liệu muốn tạo biểu đồ

Bước 3: Vào tab “Chèn” (Insert), chọn “Biểu đồ” (Chart)

sau đó trang tính sẽ tạo biểu đồ cho bạn với các ô mà bạn đã chọn.

Trong Google Sheet có rất nhiều định dạng biểu đồ, bạn có thể thay đổi ở tab bên phải khi click vào biểu đồ, các loại biểu đồ đó là biểu đồ đường, biểu đồ khu vực, biểu đồ cột, biểu đồ thanh, biểu đồ hình tròn.

Tùy thuộc vào đặc thù công việc, đặc tính của báo cáo và lựa chọn cá nhân để chọn biểu đồ phù hợp với dữ liệu của người dùng, và rất dễ dàng chuyển đổi giữa các biểu đồ hoặc điều chỉnh các chi tiết cụ thể trong Sheets.

Bạn cũng có thể thay đổi chiều cao, độ rộng của biểu đồ

Ngày nay thì mã QR được sử dụng cực kỳ phổ biến vì độ tiện lợi và bảo mật mà nó mang lại

để tạo một mã QR code cho một ô thì ta áp copy công thức sau: =image(“https://chart.googleapis.com/chart?cht=qr&chs=300×300&chl=”&encodeurl(B2))

Trong đó B2 là ô cần tạo mã QR

Việc kẻ một đường chéo trong Google Sheet giúp chúng ta chia ô ra hai phần để làm bảng biểu dễ dàng và chuyên nghiệp hơn, để kẻ đường chéo trong Google Sheets ta làm như sau:

Vào “Chèn” -> chọn “Bản Vẽ”

Sau đó bạn chọn thanh đường chéo và kẻ một đường rồi chọn OK và ra Sheets để co giãn cho vừa với hình của ô là xong.

Đây là tính năng khá hay, nhất là trong một cuộc chơi và nhận thưởng random, để lấy random một giá trị từ một danh sách ta sử dụng hàm

=CHOOOSE(RANDBETWEEN(1,5), “danh_sách”)

Đây là hàm forecasting để dự đoán trước xu hướng tương lai sẽ như thế nào với các dữ liệu đã có trong quá khứ về sự tuyến tính, đây là công việc cực kỳ quan trọng trong các lĩnh vực tài chính, chứng khoán, chiến lược kinh doanh, thời tiết. Dưới đây là cách dùng hàm dự báo trong Google Sheets

Hàm FORECAST

Công thức: =FORECAST(x; giá_trị_y_đã_biết; giá_trị_x_đã_biết)

Hàm này sử dụng nguyên tắc hồi quy tuyến tính trả về giá trị dự đoán dựa trên những giá trị đã có sẵn, độ dài hai mảng x và y đã biết phải bằng nhau, giá trị x phải là số

ước tính tương lai hàm forecast

Ví dụ: =FORECAST(E30;B31:D31;B30:D30), để ước tính PE tương lai khi biết được LNST của quý 4, (thực tế trong đầu tư CP thì LNST quý tương lai này mình cũng ước tính thôi)

Hàm TREND

Công thức: TREND(dữ_liệu_đã_biết_y; [dữ_liệu_đã_biết_x]; [dữ_liệu_mới_x]; [b])

Trong đó: 

• dữ_liệu_đã_biết_y
  Mảng hoặc dải ô có chứa giá trị phụ thuộc (y) đã được biết, được sử dụng để điều chỉnh đường cong của một xu hướng tuyến tính lý tưởng.
• dữ_liệu_đã_biết_x – [tùy chọn]
  Giá trị của (các) biến độc lập tương ứng với dữ_liệu_đã_biết_y.
• dữ_liệu_mới_x – [tùy chọn]
  Các điểm dữ liệu để trả về các giá trị y cho chúng trên điều chỉnh đường cong lý tưởng.
• b – [tùy chọn]
  Cho sẵn dạng tuyến tính tổng quát của y = m*x+b đối với một điều chỉnh đường cong, tính b nếu TRUE hoặc buộc b thành 0 và chỉ tính giá trị m nếu FALSE, nghĩa là buộc điều chỉnh đường cong chạy qua gốc.

Hàm TREND cũng là hàm thuốc nhóm hàm thống kế, hàm này cũng trả về các giá trị theo xu hướng tuyến tính của những giá trị cho trước.

Cả hàm FORECAST và TREND đều trả về kết quả giống nhau, nhưng hàm TREND dùng để tính giá tương lai cho nhiều ô nên được dùng khi tính toán nhiều giá trị, còn hàm FORECAST thì chỉ trả ra một giá trị, do đó tùy nhu cầu để chúng ta sử dụng nhé.

Trong Google Sheets thì khi làm việc với bảng dài, và ở mỗi đầu tiêu đề cột là một thông số, thường ta không nhớ hết được thông số đầu tiên này thì ta phải cố định nó để khi lăn chuột đến vị trí cuối trang thì vẫn có thể thấy được thông số tiêu đề cột này, và để cố định một cột hay một hàng ta làm như sau:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ dải cột/hàng cần cố định

Bước 2: Vào tab “Xem”, vào phần “Cố định”, chọn “Cố định một hàng” để cố định hàng đó

Hoặc nếu muốn cố định 2 hàng thì chọn cố định 2 hàng

Đây chức năng mà ta muốn làm nổi bật một dòng tiêu đề của bảng và làm so le các hàng của trang tính (hay còn gọi là tô màu các dòng xen kẽ) để dễ nhìn hơn, đồng thời trông bảng cũng chuyên nghiệp hơn. Để làm nổi bật các hàng so le với nhau ta làm theo các bước

Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng cần làm so le

Bước 2: Vào tab “Định dạng”, chọn vào “Màu thay thế”

Bước 3: Chọn định dạng thay thế theo sở thích của bạn. Và sau đó chọn vào “Đã xong”

Là bạn đã tạo xong một bảng biểu chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn

Ở đây bạn có thể tích chọn vào “Đầu trang” hoặc “Chân trang” để làm nổi bật phần đầu trang hoặc chân trang

Với các thủ thuật trên chắc chắn sẽ giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn, công việc trôi chảy hơn với công cụ Google Sheets, đây là một công cụ gần giống với Microsoft Excel và các tính năng gần như có hết như trên Excel, ngoài ra thì đây còn là một công cụ miễn phí từ Google.

Chúng ta có thể làm việc, và báo cáo tự lưu ngay trên cloud Google, yên tâm là sẽ không mất dữ liệu không sợ đang gõ mà mất điện như ngày trước. Hy vọng là bài viết sẽ giúp đỡ được anh chị em trong quá trình làm việc.